個人番号通知カードの誤交付について（お詫び）

東久留米市市民課窓口で、個人番号通知カードの誤交付が1件発生しました。

個人情報が流出したことを厳粛に受け止め、市民の皆様に深くお詫び申し上げます。

今後、個人番号の取り扱いについて、厳正を期すことを徹底し、市民の皆様の信頼回復に努めてまいります。

概要

平成27年12月11日(金)午前、東久留米市役所市民課窓口（東久留米市本町3－3－1、東久留米市役所本庁舎1階）で、個人番号通知カードの誤交付が1件発生しました。

誤って交付した個人番号通知カードは、13日(日曜日)に回収し、正しい個人番号通知カードを交付しました。回収した個人番号通知カードについては、14日(月曜日)に個人番号の変更処理を行いました。

経過

東久留米市では、個人番号通知カードを簡易書留で受領できず市に返送されてきた方に対して、返送された個人番号通知カードに管理番号を付番し、その番号を記載した「個人番号通知カードに関するお知らせ」の通知により、受け取りのための来庁をお願いしています。

11日、市民課窓口に上記お知らせを持って、受け取りに来庁されたA氏から、「他人の個人番号通知書を手渡された」とのご連絡をいただき、確認したところ、A氏の個人番号通知カードは交付されておらず、誤ってB氏の個人番号通知カードを交付してしまったことが発覚しました。

A氏に謝罪し、誤交付したB氏の個人番号通知カード関係書類一式を返還していただくようお願いし、13日にA氏のご自宅へお伺いし個人番号通知カード関係書類をお渡しするとともに、B氏の個人番号通知カード関係書類を返還していただきました。

B氏に誤交付が発生したことの報告とお詫びを申し上げるため11日・12日ご自宅を訪問しましたが、不在のためお手紙を投函、13日にご自宅へお伺いし謝罪を申し上げ、個人番号の変更など今後の対応についてご説明し、ご了解を得ることができました。

原因

A氏が受け取りに来庁された際、個人番号通知カード等の発行処理担当職員が、個人番号通知カードを保管するファイルの中からA氏に交付する個人番号通知カードのファイルを抜き出そうとして、誤って隣にあったファイルを抜き出してしまい、B氏の個人番号通知カードを交付してしまったものです。（ファイルは管理番号により管理しており、A氏とB氏の番号は1番違いとなっていました）

再発防止策

個人番号の取り扱いにつきましては、研修等の実施により全職員に注意喚起を行い、遺漏のない事務処理を行っておりましたが、このような事故を発生させてしまい、市民の皆さまに深くお詫びを申し上げます。

これまで、個人番号通知カードの交付の手順は下記の通り行っていました。

1. 窓口担当者が、「市よりのお知らせ」及び「本人確認資料」をお預かりし、受付をする。
2. 発行処理担当者が、受付済みの書類と照合して「個人番号通知カードファイル」を抜きだし、窓口でお呼び出しする。
3. 本人に個人番号通知カードの券面情報を確認していただき、交付する。

今回、「個人番号通知カードファイル」の抜き出し時の注意不足、保管されている個人番号通知カードの券面情報と「本人確認資料」との適切な確認不足により、誤ったファイル抜き出しのミスを発見出来なかったことが要因と考えられることから、今後は、「2」の手順の中で担当者が券面情報の確認を十分行うことは当然として、他の発行処理担当者による照合確認を加え、複数で確認を行うことを徹底し、再発の防止に努めてまいります。